課程背景
l 行政與秘書人員由于處于輔助、管理崗位，自我實現感與成就感較少；
l 大多數行政與秘書人員對于其它業務部門的工作了解不多、不深刻；
l 由于從屬性、臨機性工作占工作大部分，大多數行政與秘書人員不知道如何自主安排自己的工作；
l 對于參與會議管理，行政與秘書不僅被動，而且不知道該怎么做；
l 對于記錄會議內容的技巧，很多行政與秘書尚未掌握或者比較生疏；
l 必須從心態與技能上解決行政與秘書人員的崗位任職能力問題。
授課對象
l 行政文員
l 秘書
課程時間
l 1天×６小時/天=6小時
l 各章節的具體授課時長將視現場情況予以少量調整
課程形式
講授法、討論法、問答法、實操法、案例分析法
課程綱要
開場導入 （10分鐘）
l 我知道自己適合做什么工作嗎？
l 我愿意決策嗎？
l 我愿意承擔策劃、參謀的責任嗎？
l 我對處理一堆雜亂的事務有成就感嗎？為什么？
第一章 行政與秘書的職責與成就（60分鐘）
v 分享與分析
v 我的崗位職責是什么
v 我是怎樣履行我的崗位職責的
v 我的實現感與成就感來自于哪里
v 行政與秘書的職責
u 行政與秘書的天職：協助與服務
u 通常的職責
u 企業的具體規定
u 什么是“完成領導交待的其它任務”
v 行政與秘書的成就
u 正確的成功觀念：達到自己設定的目標
u 目標設定的資源
u 自我檢視與職業的選擇
u 行政與秘書的崗位成就（結合本公司崗位職責講述）
v 行政秘書成就的案例：
l 馬英九：從秘書到總統
l 楊尚昆：從秘書到國家主席
l 童文紅：從前臺接待到阿里巴巴菜鳥首席執行官
l 劉峰松：從秘書、資料管理到培訓師咨詢師
l 蕓蕓眾生：活在自己的幸福中；活在別人的感激中
第二章 行政與秘書的工作計劃管理（30分鐘）
v 分享與分析
u 我是怎樣計劃與實施自己的工作的？
u 我是如何理解我的工作特點的？
v 行政與秘書工作的特點
v 行政與秘書工作計劃的特點
v 行政與秘書工作計劃的結構化要素
v 行政與秘書工作計劃的制定方法
v 行政與秘書工作計劃的實施與修訂
v 行政與秘書工作計劃的總結
v 行政與秘書如何處置臨時性工作
v 行政與秘書如何處理不同領導關系的指令
第三章 行政與秘書的時間管理（30分鐘）
v 分享與分析
u 我是如何安排我的工作時間的
u 我的最高效的做事時間是什么時間段
u 我的記憶力最好的時間段在哪里
u 我如何處理干擾
u 我認為處理事務的次序原則是什么
v 時間管理的原則
v 個人的時間殺手
v 時間管理四象限
v 時間箱
v 工作清單
v 工作日志
v 未盡事務小貼士
v 電話的處理技巧
v 臨時性任務的處理技巧
第四章 行政與秘書的跨部門溝通與協調（40分鐘）
v 分享與分析
u 我了解其它部門的業務嗎？為什么？
u 我了解我所接觸的同事和領導嗎？請詳細描述兩位。
u 我了解部門之間的協作關系嗎？請描述一下。
v 行政與秘書跨部門溝通與協調的原則
v 行政與秘書跨部門溝通與協調的角色及其扮演
u 告知型角色
u 了解型角色
u 解釋型角色
u 雙向溝通型角色
u 代理協調型角色
u 代理分配型角色
v 行政與秘書跨部門溝通與協調常見問題處理
u 對方不給交流的機會
u 對方有不承認交流過程與成果的風險
u 對方態度傲慢
第五章 行政與秘書的會務服務（70分鐘）
v 分享與分析
u 我在會務工作方面的職責是什么
u 我做會議管理時都會注重哪些方面？我是怎么做的？
v 會務工作的目的
v 會務工作的內容
v 會務工作技巧
u 會務準備工作核對單
u 會議目的、議題、議程、時間、地點、與會者的確認
u 通知與會者
u 確定與會
u 搜集發言大綱
u 會場布置
l 會場環境
l 標語條幅
l 桌椅燈光等設施
l 音響投影等設備
l 名簽
l 茶點
l 休閑安排
u 來賓迎送
u 住宿安排
u 飲食安排
u 資料準備與分發
v 會后跟蹤
u 會議記錄/紀要的程序化確認
u 會議記錄/紀要的發布
u 會議決議的跟蹤方法
u 會議決議跟蹤中常見問題的處置
第六章 行政與秘書的會議記錄技巧（100分鐘）
v 分享與分析
u 我知道什么樣的會議要做會議記錄/會議紀要嗎？
u 我是怎么做會議記錄/會議紀要的
u 我是如何確認會議記錄/會議紀要的
u 我是如何發布會議記錄/會議紀要的
u 我是如何跟進會議決議的落實的
v 為什么要做會議記錄/會議紀要
v 會議前的準備
u 知識與經驗的積累
u 發言大綱的準備
u 會前的溝通
u 輔助設備的準備：錄音與錄像
v 行政與秘書作為會議記錄者的角色作用
v 記錄的原則
v 整理記錄的原則
v 會議記錄的要素
v 會議紀要的要素
v 察言觀色與描述
v 語言的記錄
u 記錄者位置的安排
u 記錄工具的選擇
u 記錄格式的選擇
u 記錄時的姿勢與表情的運用
u 關鍵詞的捕捉
u 各部門常用關鍵詞
u 建立自己的常用詞庫
u 練習順暢的書寫習慣
u 會場對記錄的要點確認
v 行政與秘書在記錄過程中的話術技巧
u 探尋真實的意思表達
u 詢問錯過的詞句
u 引導面向議題與議程的討論
u 確認記錄真實正確
v 實操演練
u 設計一次各地先進員工的分享會。以15分鐘為限。
u 以頭腦風暴方式探究實際工作中的問題并做會議紀要。以10分鐘為限。
u 老師發布3分鐘的一篇演講，學員以會議記錄的方式記載。
u 老師點評學員作品。
